Profil Bahagian/Unit

Bahagian Dasar dan Akaun

Bahagian Dasar dan Akaun

Mengandungi tiga unit iaitu;

  1. Unit Dasar dan Penguatkuasaan
  2. Unit Akaun
  3. Unit Pelaburan

 Unit Dasar dan Penguatkuasaan

  1. Pemantauan pematuhan peraturan kewangan di PTJ sekurang-kurangnya di tujuh (7) PTj setiap bulan seperti yang ditetapkan dalam objektif kualiti bahagian
    • Pemantauan pengurusan kewangan meliputi skop perolehan, pengurusan hasil, bayaran, PWR, penerimaan hasil, PR belum bayar
    • Pemeriksaan mengejut
    • Pemantauan ketidakpatuhan pengurusan kewangan
  2. Menyelaras dasar, polisi, prosedur pengurusan kewangan termasuk pekeliling Jabatan Bendahari, prosedur dan garis panduan pengurusan kewangan, surat-surat kuasa kewangan dan lain-lain
  3. Memastikan prosedur Jabatan Bendahari dikemaskini mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa terutama yang dimuatnaik melalui Sistem Pengurusan Dokumen (SPD)
  4. Mengurus profil pengguna UFASt (Pengurusan ID)
    • Menyediakan surat lantikan pentadbir ufast
    • Mewujudkan permohonan baharu/ mengemaskini profil pengguna
    • Membuat kawalan kepada setiap profil pengguna
    • Pemantauan ke atas profil pengguna (secara berkala)
  5. Memastikan semua bahagian/zon/unit Jabatan Bendahari menyediakan laporan prestasi dan menyerahkan kepada bahagian dasar bagi keperluan jawatankuasa kualiti SPKP

Unit Akaun

  1. Menyediakan Penyata Kewangan yang benar dan saksama dalam tempoh yang ditetapkan
  2. Menyediakan penyata penyesuaian bank (10 akaun bank)
  3. Menguruskan dan menyediakan kertas kerja Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Dalaman
  4. Penyediaan laporan khas kepada Lembaga Pengarah Universiti, Mesyuarat Pengurusan Universiti, Jawatankuasa Tetap Kewangan, Agensi Kerajaan & Parlimen  serta bekerjasama dengan Juruaudit Dalam & Luar
  5. Membantu Jawatankuasa Modul di UFASt dalam penyediaan URS dan pembangunan sistem

Unit Pelaburan

  1. Menguruskan pelaburan jangka pendek, keperluan tunai operasi harian dan memantau prestasi portfolio pelaburan jangka panjang
  2. Menyelenggara tabung endowmen PTj
  3. Menyediakan laporan yang berkaitan dengan pelaburan dan endowmen (JPKA, JKP, Myra, Laporan Prestasi Penjanaan, Penyediaan Bajet, SETARA)
  4. Menguruskan dan pemantaun penggunaan kad kredit korporat
  5. Urusetia kepada Jawatankuasa Pelaburan UKM
Bahagian Hasil

Fungsi Bahagian Hasil

Mengandungi 3 unit iaitu;

  1. Unit Kewangan Pelajar
  2. Unit Kawalan Kredit
  3. Unit Lain-lain hasil

Unit Kewangan Pelajar (aras 7, Bangunan Akademik Lingkungan 2 UKM)

  1. Menguruskan kewangan pelajar
  2. Unit Kewangan & Aktiviti Pelajar
  3. Menguruskan yuran pelajar
  4. Menguruskan pendahuluan aktiviti pelajar
  5. Menguruskan bayaran yang melibatkan aktiviti pelajar.
  6. Menguruskan penerimaan pelajar termasuk pelajar PKP
  7. Pemantauan hutang pelajar
  8. Penyediaan surat pengesahan KWSP dan surat pengesahan yuran.
  9. Menguruskan LTR
  10. Menguruskan hal ehwal penajaan pelajar
  11. Mengesahkan surat tajaan di Sistem eDaftar

Unit Lain-Lain Hasil (Lokasi Aras 1 Bangunan Canselori UKM)

  1. Merekod penerimaan secara elektronik atau menerusi email dan surat
  2. Memproses kelompok kutipan/slip bank bagi kutipan secara e-payment, tunai, cek dan MO/PO, kad kredit, kad debit
  3. Penerimaan kaunter sementara (luar)
  4. Menguruskan kaunter pelanggan
  5. Menyediakan resit kepada pelanggan samada di kaunter atau pos
  6. Penyediaan surat kuasa memungut hasil UKM dan surat kuasa membatalkan resit
  7. Pengurusan bilik kebal dan peti besi
  8. Memuat naik data bank harian
  9. Menguruskan kemasukan hasil ke bank
  10. Memproses urusan bayaran balik
  11. Menyediakan agihan daftar stok resit dan slip bank kepada PTJ
  12. Menguruskan penerimaan melalui Sistem e-Payment Kerajaan
  13. Menguruskan penerimaan melalui Sistem e-Perolehan Kerajaan
  14. Menyediakan surat pemakluman kepada PTJ berkenaan kelayakan pengecualian cukai
  15. Menyediakan laporan penerimaan melalui sistem dan manual kepada Kementerian

Unit Kawalan Kredit (Lokasi aras 7, Bangunan Akademik UKM)

  1. Menyediakan surat kuasa pelulus invois
  2. Memastikan PTJ membuat semakan dan tindakan bagi invois yang tertunggak melalui email atau telefon
  3. Menyediakan Laporan Prestasi Pemantauan Hutang PTJ setiap bulan.
  4. Memantau dan mengurus hutang-hutang universiti
Bahagian Perolehan
  1. Menguruskan Pesanan Rasmi atas RM3000
  2. Menguruskan Sebutharga dan Tender universiti
  3. Pendaftaran pembekal/ syarikat
Bahagian Bayaran

Terdapat 3 unit di dalam Bahagian Bayaran iaitu;

  1. Unit Bayaran Pembekal
  2. Unit Gaji
  3. Unit Elaun

UNIT BAYARAN PEMBEKAL

  1. Menguruskan Bayaran Kepada Pembekal/Syarikat
  2. Menguruskan Panjar Wang Runcit

UNIT GAJI

  1. Menguruskan Bayaran Gaji Kakitangan/Ra/Gra/Zamalah
  2. Menguruskan Potongan Gaji/ Cukai Pendapatan/Kwsp/Socso/Kwap
  3. Menguruskan Bayaran Pelarasan Gaji,Elaun Lebih Masa Dan Pelbagai Elaun
  4. Menguruskan Bayaran Bil Perubatan Kakitangan
  5. Menguruskan Pengesahan Biro Angkasa
  6. Menguruskan Penyediaan Penyata Pendapatan Kakitangan
  7. Menguruskan Pelbagai Bayaran Berdasarkan Laporan Perubahan Gaji

UNIT ELAUN

  1. Menguruskan Pinjaman Kenderaan Dan Komputer
  2. Menguruskan Bayaran Elaun Cuti Belajar Berkala
  3. Menguruskan Bayaran Syarahan Sambilan/Honorarium/Ahli Lpu/Saguhati/Bayaran Balik
  4. Menguruskan Bayaran Elaun Motosikal
  5. Menguruskan Pelbagai Bayaran Elaun Kepada Kakitangan
  6. Menguruskan Pendahuluan Diri Dan Pelbagai
  7. Penyediaan Penyata Perbelanjaan Kakitangan Langgar Janji Dan Cuti Belajar
Bahagian Bajet

Bahagian Bajet

Terdapat 2 unit di dalam Bahagian Bajet iaitu;

  1. Unit Bajet
  2. Unit Pengkosan

Unit Bajet

  1. Menyediakan Anggaran Belanjawan Komprehensif Tahunan Universiti
  2. Mengemukakan permohonan Anggaran Belanjawan Tahunan Mengurus & Pembangunan kepada Kementerian pada waktu yang ditetapkan
  3. Menyediakan Laporan Perbelanjaan Mengurus & Pembangunan dan pelbagai laporan kepada pihak berkepentingan
  4. Menyediakan Penyata Aliran Tunai Universiti bagi tujuan permohonan  Geran Mengurus & Pembangunan
  5. Membuat agihan peruntukan kepada PTj selepas mendapat kelulusan LPU
  6. Menguruskan permohonan tambahan/pindahan peruntukan PTj
  7. Urusetia kepada JK Belanjawan

Unit Pengkosan

  1. Menyediakan pengiraan Kos Per Output terutamanya kos per pelajar
  2. Urusetia kepada Jawatankuasa Penjimatan Universiti
  3. Menyediakan dan menganalisa maklumat kajian kos mengikut keperluan
  4. Menyediakan dan mengemaskini data pengagihan kos kepada PTj yang terlibat seperti kos utiliti
  5. Menyediakan pelbagai laporan kos kepada pihak berkepentingan
Bahagian Zakat

Fungsi Bahagian Zakat

  1. Meningkatkan modal insan dan menjaga kebajikan warga muslim Universiti Kebangsaan Malaysia
  2. Menguruskan agihan bantuan Zakat kepada Asnaf yang layak menerima bantuan dari Tabung Amanah Zakat UKM
  3. Menguruskan dana kutipan zakat bagi kakitangan UKM melalui kaedah potongan gaji bulanan dan kaunter zakat yang disediakan
  4. Memperkasakan pengurusan Tabung Amanah Zakat UKM.

Maklumat lanjut Bahagian Zakat UKM boleh dilayari di http://www.ukm.my/zakat/

Bahagian Aset

Fungsi Bahagian Aset

Terdapat 3 unit di Bahagian Aset iaitu;

  1. Unit Pengurusan Aset
  2. Unit Pengurusan Pelupusan
  3. Unit Pengurusan Stor

UNIT PENGURUSAN ASET

  1. Menguruskan polisi dan prosedur kerja aset alih UKM
  2. Pendaftaran aset alih Universiti mengunakan Sistem UFAST.
  3. Menyelia rekod-rekod aset alih diselenggara dengan baik.
  4. Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UKM.
  5. Menjalankan pemeriksaan aset alih di PTJ dan memantau tugas pegawai aset di PTj.
  6. Menyelaras penyediaan laporan Harta Modal dan Inventori
  7. Membuat pengiraan susut nilai tahunan aset UKM.

UNIT PENGURUSAN STOR

  1. Menguruskan pembelian kontrak pusat untuk perabot dan alat tulis.
  2. Menyelaras penyediaan laporan perabot dan alat tulis.
  3. Menyelia stok yang dibekalkan dan memastikan semua proses, dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan.
  4. Menguruskan agihan barangan gunasama seperti alatan pejabat dan perabot.
  5. Menguruskan permohonan ID MPIS dan pendaftaran Sistem SKUWeb.
  6. Memastikan keadaan stor berada dalam keadaan baik
  7. Membantu dalam pengambilan barang lupus.
  8. Menguruskan kenderaan Jabatan (Lori dan Kereta)

UNIT PENGURUSAN PELUPUSAN

  1. Menguruskan pelupusan aset alih UKM
  2. Menjadi urusetia Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
  3. Menyelaras penyediaan laporan pelupusan aset alih.
  4. Menguruskan kehilangan dan hapuskira aset alih UKM.
  5. Menguruskan insurans harta UKM
  6. Memastikan tuntutan insurans dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan.
  7. Menyelaras penyediaan laporan insurans, tindakan tatatertib/surcaj.
Bahagian Pentadbiran

Fungsi Bahagian Pentadbiran

  1. Mengurus pentadbiran dan sumber manusia kakitangan di Jabatan Bendahari
  2. Mengurus keperluan kursus dan latihan bagi kakitangan Jabatan Bendahari
  3. Mengurus perolehan peralatan pejabat semua bahagian di Jabatan Bendahari
  4. mengurus insuran kelompok kakitangan UKM
  5. Mengurus kontrak penyewaan mesin penyalin dengan memenuhi keperluan pelanggan
  6. mengurus pentadbiran surat lantikan dan pembatalan Panjar Wang Runcit UKM