Piagam Jawatankuasa Audit UKM

PENUBUHAN

  • Jawatankuasa Audit Universiti Kebangsaan Malaysia (JAUKM) ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah Universiti Kebangsaan Malaysia (LPUKM) menurut kuasa di bawah Seksyen 21(1) Perlembagaan Universiti Kebangsaan Malaysia 2010.

 

  1. OBJEKTIF PENUBUHAN
  • JAUKM membantu LPUKM memenuhi tanggungjawab mengawalselia proses pelaporankewangan, sistem kawalan dalaman, proses pengauditan serta memastikan proses pemantauan UKM mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan.
  • JAUKM juga mengawasi dan mengawalselia Unit Audit Dalam Universiti Kebangsaan Malaysia (UAD UKM) untuk memastikan semua fungsi dan tanggungjawab UAD UKM dilaksanakan dengan berkesan.

 

  1. KEANGGOTAAN JAUKM
  • JAUKM dianggotai oleh tiga orang Ahli LPUKM yang dilantik oleh LPUKM.
  • LPUKM juga akan melantik seorang daripada tiga Ahli berkenaan menjadi Pengerusi JAUKM.
  • Naib Canselor, Pendaftar dan Bendahari UKM hendaklah dijemput menghadiri semua mesyuarat JAUKM. Pendaftar dan Bendahari boleh melantik seorang wakil ganti sekiranya tidak dapat hadir mesyuarat JAUKM.
  • JAUKM boleh mengundang mana-mana oranguntuk menghadiri mesyuarat JAUKM berkaitan dengan apa-apa perkara yang akan dibincang.
  • Setiausaha JAUKM ialahKetuaUAD UKM.

 

  1. FUNGSI JAUKM
  • Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam.
  • Mengkaji dan meluluskan perancangan aktiviti audit berdasarkan risiko oleh UAD UKM yang meliputi skop kerja, jadual, keanggotaan, serta penyelarasan di antara Juruaudit Dalam dan Luar.
  • Mengkaji dan meluluskan laporan daripada Juruaudit Dalam dan Luar dan memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada LPUKM.
  • Meneliti dan mengkaji audit penyata kewangan tahunan untuk diperakukan kepada LPUKM. Seterusnya laporan tersebut dikemukakan kepada pihak Audit Negara dan Kementerian Pendidikan Tinggi.
  • Mengkaji dan menasihat LPUKM berhubung dengan apa-apa penyata kewangan dan laporankewangan lain.
  • Melaporkan kepada pihak pengurusan UKM mengenai kakitangan dan orang awam yang didapati telah melakukan sebarang penyelewenganuntuk tindakan yang sesuai.
  • Meneliti dan mengkaji Laporan Ketua Audit Negara serta kertas kerja yang berkaitan dengan bidang tugas audit dan membentangkan laporan setiap suku tahun di Mesyuarat LPUKM.
  • Mengkaji dan meluluskan keperluan UAD UKM termasuk piagamnya.
  • Melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan oleh LPUKM dari semasa ke semasa.
  • Mengkaji dan menasihat LPUKM berhubung dengan maklumat prestasi secara kuantitatif di atas aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan perkara lain yang melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan oleh LPUKM.
  • Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan oleh LPUKM serta tatakelakuan pegawai/kakitangan dan mengambil daya usaha menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam urusan UKM.
  • Memastikan bahawa UKM sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja selaras dengan perubahan ikhtisas yang berlaku dalam bidang perakaunan seperti pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa Piawaian Perakaunan Antarabangsa.
  • Meneliti dan meluluskan prestasi aktiviti Audit Dalam berhubung dengan pelan perancangan aktiviti audit dan lain-lain perkara.
  • Membuat penilaian prestasi ke atas Ketua Unit Audit Dalam UKM sekurang-kurangnya setahun sekali.

 

  1. TATACARA MESYUARAT JAUKM

5.1         Korum mesyuarat JAUKMadalah sekurang-kurangnya dua (2) orang Ahli JAUKM yang dilantik termasuk Pengerusi.

  • Undian
  • Bagi maksud memutuskan perkara atau soal dasar dan disiplin, undian dibuat secara sebulat suara.
  • Bagi maksud memutuskan perkara selain dinyatakan dalam perkara 5.2.1, undian dibuat secara undian biasa.
  • Pengerusi dan setiap Ahli JAUKM mempunyai satu undi dan boleh menggunakan undinya, tetapi sekiranya terdapat persamaan jumlah undi, Pengerusi mesyuarat layak mendapat undi kedua atau undi pemutus.
  • Ahli Undangan
  • Mana-mana orang yang diundang oleh JAUKM menurut perkara 3.4 tidak berhak mengundi pada mesyuarat JAUKM berkenaan.
  • Jika Pengerusi tidak dapat hadir di sesuatu mesyuarat JAUKM, Ahli JAUKM yang hadir boleh melantik salah seorang daripada mereka untuk mempengerusikan mesyuarat.

 

  • Tarikh dan Tempat Mesyuarat

Mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah diadakan pada bila-bila masa dan di mana-mana tempat sebagaimana yang ditetapkan oleh JAUKM.

  • Kekerapan Mesyuarat

Mesyuarat JAUKM hendaklah diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun.

  • Notis Panggilan Mesyuarat

Pemberitahuan untuk mengadakan mesyuarat hendaklah dimaklumkan kepada Ahli sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum tarikh mesyuarat.

  • Agenda dan Kertas Kerja

Setiausaha JAUKM hendaklah mengedarkan kepada Ahli, agenda dan semua kertas kerja berserta dokumen berkenaan sekurang-kurangnyatujuh (7) hari sebelum mesyuarat diadakan.

  • Edaran Minit
  • Minit setiapmesyuarat hendaklah diedarkan kepada Ahli dalam tempoh sepuluh (10) hari selepas mesyuarat diadakan.
  • Minit mesyuarat hendaklah disahkan dalam mesyuarat berikutnya.
  • Minit mesyuarat yang telah disahkan olehMesyuarat JAUKM hendaklah dianggap sebagai keterangan muktamad prosiding JAUKM.
  • Semua minit mesyuarat hendaklah dibentangkan kepada LPUKM untuk makluman dan tindakan selanjutnya, jika berkaitan.

5.10       Urus Setia

 

5.10.1  UAD UKM bertanggungjawab menguruskan perjalanan mesyuarat JAUKM