Profil Bahagian/Unit
Bahagian Akaun dan Pelaburan
Mengandungi dua unit iaitu;
- Unit Akaun
- Unit Pelaburan
Unit Akaun
- Menyediakan Penyata Kewangan yang benar dan saksama dalam tempoh yang ditetapkan
- Menyediakan penyata penyesuaian bank (10 akaun bank)
- Menguruskan dan menyediakan kertas kerja Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Dalaman
- Penyediaan laporan khas kepada Lembaga Pengarah Universiti, Mesyuarat Pengurusan Universiti, Jawatankuasa Tetap Kewangan, Agensi Kerajaan & Parlimen serta bekerjasama dengan Juruaudit Dalam & Luar
- Membantu Jawatankuasa Modul di UFASt dalam penyediaan URS dan pembangunan sistem
Unit Pelaburan
- Menguruskan pelaburan jangka pendek, keperluan tunai operasi harian dan memantau prestasi portfolio pelaburan jangka panjang
- Menyelenggara tabung endowmen PTj
- Menyediakan laporan yang berkaitan dengan pelaburan dan endowmen (JPKA, JKP, Myra, Laporan Prestasi Penjanaan, Penyediaan Bajet, SETARA)
- Menguruskan dan pemantaun penggunaan kad kredit korporat
- Urusetia kepada Jawatankuasa Pelaburan UKM
Bahagian Hasil
Mengandungi 3 unit iaitu;
- Unit Kewangan Pelajar
- Unit Kutipan Hasil
- Unit Kawalan Kredit
Unit Kewangan Pelajar (lokasi Aras 7, Bangunan Akademik, Lingkungan 2 UKM)
- Menguruskan kewangan pelajar
- Unit Kewangan & Aktiviti Pelajar
- Menguruskan yuran pelajar
- Menguruskan pendahuluan aktiviti pelajar
- Menguruskan bayaran yang melibatkan aktiviti pelajar.
- Menguruskan penerimaan pelajar termasuk pelajar PKP
- Pemantauan hutang pelajar
- Penyediaan surat pengesahan KWSP dan surat pengesahan yuran.
- Menguruskan LTR
- Menguruskan hal ehwal penajaan pelajar
- Mengesahkan surat tajaan di Sistem eDaftar
Unit Kutipan Hasil (Lokasi Aras 1, Bangunan Canselori UKM)
- Merekod penerimaan secara elektronik atau menerusi email dan surat
- Memproses kelompok kutipan/slip bank bagi kutipan secara e-payment, tunai, cek dan MO/PO, kad kredit, kad debit
- Penerimaan kaunter sementara (luar)
- Menguruskan kaunter pelanggan
- Menyediakan resit kepada pelanggan samada di kaunter atau pos
- Penyediaan surat kuasa memungut hasil UKM dan surat kuasa membatalkan resit
- Pengurusan bilik kebal dan peti besi
- Memuat naik data bank harian
- Menguruskan kemasukan hasil ke bank
- Memproses urusan bayaran balik
- Menyediakan agihan daftar stok resit dan slip bank kepada PTJ
- Menguruskan penerimaan melalui Sistem e-Payment Kerajaan
- Menguruskan penerimaan melalui Sistem e-Perolehan Kerajaan
- Menyediakan surat pemakluman kepada PTJ berkenaan kelayakan pengecualian cukai
- Menyediakan laporan penerimaan melalui sistem dan manual kepada Kementerian
Unit Kawalan Kredit (Lokasi aras 7, Bangunan Akademik UKM)
- Menyediakan surat kuasa pelulus invois
- Memastikan PTJ membuat semakan dan tindakan bagi invois yang tertunggak melalui email atau telefon
- Menyediakan Laporan Prestasi Pemantauan Hutang PTJ setiap bulan.
- Memantau dan mengurus hutang-hutang universiti
Bahagian Perolehan
- Menguruskan Pesanan Rasmi atas RM3000
- Menguruskan Sebutharga dan Tender universiti
- Pendaftaran pembekal/syarikat
Bahagian Bayaran
Terdapat 3 unit di dalam Bahagian Bayaran iaitu;
- Unit Bayaran Pembekal
- Unit Gaji
- Unit Elaun
Unit Bayaran Pembekal
- Menguruskan Bayaran Kepada Pembekal/Syarikat
- Menguruskan Panjar Wang Runcit Universiti
Unit Gaji
- Menguruskan Bayaran Gaji Kakitangan/Ra/Gra/Zamalah
- Menguruskan Potongan Gaji/ Cukai Pendapatan/Kwsp/Socso/Kwap
- Menguruskan Bayaran Pelarasan Gaji,Elaun Lebih Masa Dan Pelbagai Elaun
- Menguruskan Bayaran Bil Perubatan Kakitangan
- Menguruskan Pengesahan Biro Angkasa
- Menguruskan Penyediaan Penyata Pendapatan Kakitangan
- Menguruskan Pelbagai Bayaran Berdasarkan Laporan Perubahan Gaji
Unit Elaun
- Menguruskan Pinjaman Kenderaan Dan Komputer
- Menguruskan Bayaran Elaun Cuti Belajar Berkala
- Menguruskan Bayaran Syarahan Sambilan/Honorarium/Ahli Lpu/Saguhati/Bayaran Balik
- Menguruskan Bayaran Elaun Motosikal
- Menguruskan Pelbagai Bayaran Elaun Kepada Kakitangan
- Menguruskan Pendahuluan Diri Dan Pelbagai
- Penyediaan Penyata Perbelanjaan Kakitangan Langgar Janji Dan Cuti Belajar
Bahagian Bajet dan Penjanaan
Terdapat 2 unit di dalam Bahagian Bajet iaitu;
- Unit Bajet
- Unit Pengurusan Tabung & Pengekosan
Unit Bajet
- Menyediakan Anggaran Belanjawan Komprehensif Tahunan Universiti
- Mengemukakan permohonan Anggaran Belanjawan Tahunan Mengurus & Pembangunan kepada Kementerian pada waktu yang ditetapkan
- Menyediakan Laporan Perbelanjaan Mengurus & Pembangunan dan pelbagai laporan kepada pihak berkepentingan
- Menyediakan Penyata Aliran Tunai Universiti bagi tujuan permohonan Geran Mengurus & Pembangunan
- Membuat agihan peruntukan kepada PTj selepas mendapat kelulusan LPU
- Menguruskan permohonan tambahan/pindahan peruntukan PTj
- Urusetia kepada Jawatankuasa Belanjawan
Unit Pengurusan Tabung & Pengekosan
- Menyediakan pengiraan Kos Per Output terutamanya kos per pelajar
- Urusetia kepada Jawatankuasa Penjimatan Universiti
- Menyediakan dan menganalisa maklumat kajian kos mengikut keperluan
- Menyediakan dan mengemaskini data pengagihan kos kepada PTj yang terlibat seperti kos utiliti
- Menyediakan pelbagai laporan kos kepada pihak berkepentingan
Bahagian Aset
Terdapat 3 unit di Bahagian Aset iaitu;
- Unit Pengurusan Aset
- Unit Pengurusan Pelupusan
- Unit Pengurusan Stor
Unit Pengurusan Aset
- Menguruskan polisi dan prosedur kerja aset alih UKM
- Pendaftaran aset alih Universiti mengunakan Sistem UFAST.
- Menyelia rekod-rekod aset alih diselenggara dengan baik.
- Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UKM.
- Menjalankan pemeriksaan aset alih di PTJ dan memantau tugas pegawai aset di PTj.
- Menyelaras penyediaan laporan Harta Modal dan Inventori
- Membuat pengiraan susut nilai tahunan aset UKM.
Unit Pengurusan Pelupusan
- Menguruskan pelupusan aset alih UKM
- Menjadi urusetia Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
- Menyelaras penyediaan laporan pelupusan aset alih.
- Menguruskan kehilangan dan hapuskira aset alih UKM.
- Menguruskan insurans harta UKM
- Memastikan tuntutan insurans dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan.
- Menyelaras penyediaan laporan insurans, tindakan tatatertib/surcaj.
Unit Pengurusan Stor
- Menguruskan pembelian kontrak pusat untuk perabot dan alat tulis.
- Menyelaras penyediaan laporan perabot dan alat tulis.
- Menyelia stok yang dibekalkan dan memastikan semua proses, dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan.
- Menguruskan agihan barangan gunasama seperti alatan pejabat dan perabot.
- Menguruskan permohonan ID MPIS dan pendaftaran Sistem SKUWeb.
- Memastikan keadaan stor berada dalam keadaan baik
- Membantu dalam pengambilan barang lupus.
- Menguruskan kenderaan Jabatan (Lori dan Kereta)
Bahagian Pentadbiran & Jaminan Kualiti
Mengandungi dua unit iaitu;
- Unit Pentadbiran
- Unit Jaminan Kualiti
Unit Pentadbiran
- Mengurus pentadbiran dan sumber manusia kakitangan di Jabatan Bendahari
- Mengurus dan mengadakan kursus dan latihan bagi kakitangan Jabatan Bendahari
- Mengurus perolehan peralatan pejabat di semua bahagian di dalam Jabatan Bendahari
- Mengurus insuran kelompok kakitangan UKM- Takaful Maasyi
- Mengurus kontrak penyewaan mesin penyalin universiti
- Urusan pentadbiran surat lantikan dan pembatalan Panjar Wang Runcit UKM
Unit Jaminan Kualiti
- Pemantauan pematuhan peraturan kewangan di PTJ sekurang-kurangnya di tujuh (7) PTj setiap bulan seperti yang ditetapkan dalam objektif kualiti
- Pemantauan pengurusan kewangan meliputi skop perolehan, pengurusan hasil, bayaran, PWR, penerimaan hasil, PR belum bayar
- Pemeriksaan mengejut
- Pemantauan ketidakpatuhan pengurusan kewangan
- Menyelaras dasar, polisi, prosedur pengurusan kewangan termasuk pekeliling Jabatan Bendahari, prosedur dan garis panduan pengurusan kewangan, surat-surat kuasa kewangan dan lain-lain
- Memastikan prosedur Jabatan Bendahari dikemaskini mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa terutama yang dimuatnaik melalui Sistem Pengurusan Dokumen (SPD)
- Mengurus profil pengguna UFASt (Pengurusan ID)
- Menyediakan surat lantikan pentadbir ufast
- Mewujudkan permohonan baharu/ mengemaskini profil pengguna
- Membuat kawalan kepada setiap profil pengguna
- Pemantauan ke atas profil pengguna (secara berkala)
- Memastikan semua bahagian/zon/unit Jabatan Bendahari menyediakan laporan prestasi dan menyerahkan kepada bahagian dasar bagi keperluan jawatankuasa kualiti SPKP