Garis Panduan Mengenai Peranan Ketua Jabatan Dalam Menguruskan Pegawai Bermasalah Dan Berprestasi Rendah

 

 

 

1.0 Ketua Jabatan kenalpasti kakitangan yang bermasalah atau berprestasi rendah.* 
 
2.0 Ketua Jabatan hendaklah membuat tindakan pembetulan dan pembaikan seperti berikut: 
 
  2.1 memanggil kakitangan untuk kenalpasti masalah dan memberi peluang kepada kakitangan untuk memberi keterangan yang benar dalam keadaan tidak formal. 
 
  2.2 Beri amaran lisan sekiranya kakitangan masih tidak memperbaiki prestasi atau masalahnya. 
 
    2.1.1 perlu direkodkan dalam fail personal dengan nyatakan tujuan, tarikh dan hasil perbincangan/perundingan. 
 
    2.1.2 wajar diberi sekali sahaja atau jika perlu lebih mengikut keperluan dan kesesuaian sesuatu masalah 
 
  2.3 Beri amaran bertulis secara pentadbiran sekiranya amaran lisan tidak memberi kesan. 
 
    2.3.1 hendaklah mengandungi kenyataan masalah, peraturan yang dilanggar, akibat masalah kepada jabatan, penekanan tanggungjawab kakitangan dan membetulkan perlakuan dan kenyataan tindakan seterusnya akan diambil.
 
    2.3.2 kandungan amaran mestilah jelas, ringkas dan tepat.
 
    2.3.3 hendaklah direkodkan dalam fail personal.
 
    2.3.4 wajar diberi sekali sahaja atau jika perlu lebih mengikut keperluan dan kesesuaian sesuatu masalah.
 
3.0 Jika tindakan pembetulan dan pembaikan di atas tidak sesuai diambil, tindakan-tindakan lain boleh diambil seperti berikut:
 
  3.1 Rujuk ke Lembaga Perubatan (mental/fizikal) sekiranya permasalahan kakitangan melibatkan kesihatan di mana kakitangan boleh dibersarakan atas sebab kesihatan berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil 10 Tahun 1995.
 
  3.2 Rujuk kepada kaunseling sekiranya permasalahan kakitangan memerlukan rujukan perkhidmatan kaunseling dan memenuhi kriteria untuk perkhidmatan berkenaan. Ketua jabatan hendaklah merujuk pegawai ke bahagian kaunseling jabatan masing-masing.
 
  3.3 Rujuk kepada pakar psikiatri/hospital sekiranya permasalahan kakitangan memerlukan rujukan kepada pakar psikiatri/hospital dan boleh dibersarakan atas sebab kesihatan.
 
4.0 Sekiranya tindakan pembetulan dan pembaikan di atas tidak memberi kesan dan tidak dapat mengatasi masalah, salah satu tindakan dalam bentuk hukuman berikut boleh diambil mengikut kesesuaian kes iaitu:
 
  4.1 Ditamatkan perkhidmatan demi kepentingan awam
 

  • LNP bawah 49.99%, pergerakan gaji statik.
  4.2 Tindakan tatatertib
 

  • didapati melanggar peraturan tatatertib.

(Ketua Jabatan hendaklah mengisi Borang Laporan Tatakelakuan seperti di Jadual 1 bagi tujuan melaporkan kes pegawai bermasalah dan berprestasi rendah yang didapati melanggar peraturan tatatertib)
 

  4.3 Nasihat bersara pilihan

  • sekiranya telah capai umur persaraan pilihan.
5.0 Ketua Jabatan hendaklah membuat tindakan pemulihan dan sokongan selepas kakitangan dikenakan hukuman tatatertib seperti berikut: 
 
  5.1 Menyelia / memantau kakitangan selepas dikenakan hukuman (selain dibuang kerja dan ditamatkan perkhidmatan). 
 
  5.2 Peka dengan perubahan kakitangan samada ke arah kebaikan atau memudaratkan diri / jabatan. 
 
  5.3 Memberi nasihat dan bimbingan sekiranya melihat perubahan negatif kakitangan dan menghantar mengikuti latihan yang bersesuaian.
 
  5.4 Memberi sokongan, pujian dan dorongan agar prestasi kakitangan ditingkatkan sekiranya perubahan adalah positif.
 
  5.5 Jika perlu dan sesuai pertukaran boleh dilakukan untuk beri suasana kerja dan semangat baru bagi tingkatkan prestasi kerja.
 

* Definisi:

Pegawai Bermasalah
  • Tidak dapat menyumbang ke arah pencapaian objektif jabatan khusus gagal capai SKT.(49.99% ke bawah)
  • mempunyai masalah peribadi dan ‘interpersonal relationship’ dengan pihak pengurusan, rakan sejawat atau kakitangan bawahan.
  • tidak produktif ‘non performer’
  • tidak bersungguh-sungguh dan kurang berusaha.
  • mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang rendah.

 

Pegawai BerprestasiRendah
  • Mencapai LNP 50% ke atas
  • Masalah kualiti peribadi iaitu masalah hubungan ‘interpersonal relationship’ dengan ketua, rakan sejawat dan kakitangan bawahan serta pelanggan luar.
  • Bersikap agresif   dan suka menonjol diri
  • Suka menyalahkan orang lain dan merasakan diri sendiri sahaja betul
  • Masalah kesihatan mental dan fizikal (nampak normal tetapi dalam keadaan dan masa tertentu perangai dan tingkahlaku berubah dan sukar dikawal
  • Lemah daya kepimpinan dan membuat keputusan dan lain-lain
  • Tidak dapat memberi tumpuan kepada tugas hakiki atau prioriti atau tidak dapat membawa organisasi ke arah capai objektif yang ditetapkan.
  • Tidak dapat menghormati ketua
  • Tidak dapat bekerja sebagai satu pasukan
  • Tidak dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran dan perkembangan semasa.

 

Disediakan oleh:
Bahagian Perundangan
Jabatan Pendaftar
Universiti Kebangsaan Malaysia

22 Julai 2013