e-Dasar Perpustakaan UKM

A. BUKU /BAHAN HILANG DIGANTI DENGAN WANG (BUKU DITERIMA DARI BAHAGIAN PEROLEHAN)

1.Terima surat “menggantikan Buku Hilang” dari JPPM

2.Catatkan perkataan “ Hilang” dengan pensil di Kad Katalog Susunan Rak bagi naskhah berkenaan

3.Serahkan surat “Menggantikan Buku Hilang” yang diterima dari JPPM bersama dengan cetakan rekod Virtua bahan berkenaan serta boring Tindakan Buku Hilang dari Bahagian Katalog kepada Bahagian Perolehan untuk urusan pembelian

4. Bila bahan diterima oleh Bahagian Perolehan :

-Tampal barcode (pre-printed dan catatkan pada muka surat 11)

-Beri no. aksesyen yang sama seperti buku asal

-Cop hak milik Perpustakaan

-Emboss

(Nota : Langkah 4 dilakukan oleh Bahagian Perolehan)

5.Terima bahan dari Bahagian Perolehan :

6.Semak Sistem Virtua/Kad Katalog Sususnan Rak untuk menentukan status bahan, sama ada :

-Edisi tersebut sama dengan yang asal

-Edisinya berlainan dengan yang asal

Jika edisi buku/bahan sama

1.Semak buku/bahan berkenaan untuk mempastikan nombor aksesyen yang diberi sama dengan yang asal dan lakukan pembetulan jika perlu.

2.Buat penyuntingan rekod dalam Sistem Virtua (tukarkan nombor item lama kepada yang baru dan tukarkan lokasi bahan).

3.Cop “Buku Gantian” pada halaman judul.

4.Gunakan nombor naskhah yang sama seperti asal.

5.Proses seterusnya adalah seperti biasa.

6.Padamkan catatan perkataan “Hilang” di Kad Katalog Susunan Rak (Aktiviti Bhg. A. no. 2).

Jika edisi buku/bahan berlainan

1.Catatkan perkataan “Hilang dan diganti dengan edisi …” di Kad Katalog Susunan Rak bagi naskhah berkenaan.

2.Semak buku/bahan berkenaan untuk mempastikan nombor aksesyen yang diberi sama dengan yang asal dan buat pembetulan jika perlu.

3.Buat penyuntingan rekod dalam Sistem Virtua berdasarkan maklumat buku berkenaan (pada rekod buku yang hilang tersebut) dan tukarkan nombor item lama kepada yang baru serta tukarkan lokasi bahan, (jika buku/bahan hanya satu naskhah sahaja).

4. “Create” rekod baru jika :

a- Edisi buku/bahan berkenaan belum lagi ada di perpustakaan.

b- Edisi asal buku/bahan berkenaan melebihi 1 naskhah (Rekod buku/bahan hilang itu perlu dikekalkan).

5. Jika buku/bahan berkenaan adalah naskhah tambahan nombor naskhahnya bersambung.

6. Proses seterusnya adalah seperti biasa.

B. BUKU/BAHAN DIGANTI DENGAN BUKU/BAHAN (DITERIMA TERUS DARI JPPM)

Terima surat “Menggantikan Buku Hilang” bersama dengan buku/bahan dari JPPM

1.Semak Sistem Virtua/Kad catalog susunan Rak untuk menentukan status bahan samada :

a- Edisi buku/bahan tersebut sama dengan yang asal.

b- Edisinya berlainan dengan yang asal.

Jika edisi yang sama

1.Tampal barcode (pre-printed) dan beri no. aksesyen yang sama seperti buku asal serta catatkan di muka surat 11.

2.Cop hak milik Perpustakaan dan emboss.

3.Buat penyuntingan rekod dalam Sistem Virtua (tukarkan no. item lama kepada yang baru dan tukarkan lokasi bahan).

4.Cop buku gantian pada halaman judul.

5.Gunakan nombor naskhah yang sama seperti asal.

6. Proses seterusnya adalah seperti biasa.

7.Serahkan surat Menggantikan Buku Hilang yang diterima dari JPPM bersama borang Tindakan Buku Hilang dari Bahagian Katalog kepada Bahagian Perolehan untuk difailkan

Jika edisi buku/bahan berlainan

1.Tampal barcode (pre-printed) dan beri no. aksesyen yang sama seperti buku asal serta catatkan di muka surat 11.

2.Cop hak milik Perpustakaan dan emboss.

3.Buat penyuntingan rekod dalam system Virtua berdasarkan maklumat buku berkenaan (pada rekod buku yang hilang tersebut) dan tukarkan nombor item lama kepada yang baru serta tukarkan lokasi bahan, jika buku/bahan hanya satu naskhah sahaja.

4. “Create” rekod baru jika :

- Edisi buku/bahan berkenaan belum lagi ada di perpustakaan.

- Edisi asal buku/bahan berkenaan melebihi 1 naskhah (rekod buku/bahan hilang itu perlu dikekalkan).

5.Jika buku/bahan berkenaan adalah naskhah tambahan nombor naskhahnya mestilah bersambung.

6.Cop “Buku Gantian” berkenaan pada halaman judul.

7.Proses seterusnya adalah seperti biasa.

8.Serahkan surat “Menggantikan Buku Hilang” yang diterima dari JPPM bersama borang Tindakan Buku Hilang dari Bahagian Katalog kepada Bahagian Perolehan untuk difailkan.

Keatas