Prof. Ir. Dr. Ahmad Kamal Ariffin Mohd Ihsan
Fakulti Kejuruteraan dan Alam Bina
* Penulis Koresponden: kamal3@ukm.edu.my
Kata Kunci: Universiti Pintar, Tadbir Urus Akademik, Transformasi Digital
Pengenalan
Kecerdasan Buatan (AI) sedang mengubah landskap pendidikan tinggi di seluruh dunia. Jika sebelum ini AI sering dikaitkan dengan penjanaan kandungan, chatbot atau analisis data, perkembangan terkini menunjukkan bahawa potensinya jauh lebih besar. AI kini mampu menjadi pemangkin kepada transformasi pengurusan universiti secara menyeluruh, daripada membantu penyediaan dokumen, mempercepat proses semakan, menyokong pembuatan keputusan, sehinggalah memantau pelaksanaan sesuatu dasar secara berterusan. Dalam konteks ini, universiti tidak lagi melihat AI sebagai satu aplikasi yang berdiri sendiri, sebaliknya sebagai sebahagian daripada ekosistem tadbir urus pintar yang menyokong keseluruhan operasi institusi.
Transformasi ini tidak bermaksud menggantikan kebijaksanaan atau pengalaman manusia. Sebaliknya, AI bertindak sebagai pembantu digital yang melaksanakan tugas-tugas yang berulang, memerlukan penelitian dokumen yang banyak atau melibatkan carian maklumat yang kompleks. Dengan cara ini, ahli akademik dan pentadbir universiti dapat memberi lebih tumpuan kepada perkara yang benar-benar memerlukan pertimbangan profesional, kepimpinan strategik dan kebijaksanaan akademik. Pendekatan ini selaras dengan matlamat universiti moden yang ingin meningkatkan kecekapan organisasi tanpa menjejaskan integriti, kualiti dan akauntabiliti.
Pendigitalan di Universiti
Kebanyakan universiti hari ini sebenarnya telah melalui fasa pendigitalan. Borang telah menjadi dalam talian, dokumen disimpan secara elektronik dan pelbagai sistem maklumat telah dibangunkan untuk mengurus pelajar, kewangan, penyelidikan dan sumber manusia. Walau bagaimanapun, sebahagian besar sistem tersebut masih berfungsi sebagai repositori maklumat atau platform transaksi. Pengguna masih perlu membaca dokumen secara manual, membandingkan polisi, menyemak lampiran, mencari keputusan terdahulu dan menyediakan laporan sendiri. AI membawa universiti ke tahap seterusnya, iaitu daripada sekadar pendigitalan kepada transformasi proses kerja. Sistem bukan sahaja menyimpan maklumat, malah mampu memahami konteks, membuat carian semantik, menghasilkan ringkasan, mengesan ketidakselarasan dan membantu menyediakan cadangan berdasarkan dokumen rasmi universiti.
Potensi penggunaan AI sebenarnya meliputi hampir semua aspek pengurusan universiti. Dalam bidang akademik, AI boleh membantu pengurusan Senat, pembangunan kurikulum, semakan program, akreditasi, jaminan kualiti, pengurusan peperiksaan dan pengurusan konvokesyen. Dalam bidang penyelidikan pula, AI boleh menyokong penyediaan cadangan geran, pemantauan projek, analisis prestasi penyelidikan dan penyediaan laporan. Di peringkat pentadbiran, AI boleh dimanfaatkan dalam pengurusan sumber manusia, kewangan, audit dalaman, pengurusan risiko, perolehan, komunikasi korporat serta pengurusan dokumen. Kesemua fungsi ini berkongsi ciri yang sama, iaitu penggunaan dokumen yang banyak, proses semakan yang berulang dan keperluan membuat keputusan berdasarkan maklumat yang sahih.
Rajah 1: Kerangka AI Universiti Pintar
Pengurusan Mesyuarat Senat Menggunakan AI
Sebagai contoh, pengurusan Mesyuarat Senat boleh dijadikan kajian kes yang jelas untuk menggambarkan bagaimana AI mampu mentransformasikan tadbir urus akademik. Senat merupakan badan akademik tertinggi universiti yang bertanggungjawab meluluskan program akademik, membuat keputusan berkaitan kurikulum, mengesahkan keputusan peperiksaan, meluluskan pelantikan pemeriksa luar serta mempertimbangkan pelbagai dasar akademik yang memberi kesan kepada seluruh universiti. Setiap mesyuarat lazimnya melibatkan puluhan kertas kerja dan ratusan halaman lampiran yang perlu diteliti dalam tempoh yang singkat. Proses penyediaan, semakan, pengedaran, perbincangan dan tindakan susulan memerlukan kerjasama pelbagai pihak dan sering memakan masa yang panjang.
Dalam kerangka Universiti Pintar, AI boleh membantu sejak peringkat awal penyediaan kertas Senat. Berdasarkan templat rasmi universiti dan dokumen terdahulu, AI mampu menyediakan draf awal yang lengkap dengan latar belakang, justifikasi, implikasi akademik, analisis risiko dan cadangan keputusan. Pegawai atau ahli akademik tidak lagi perlu bermula daripada halaman kosong, sebaliknya hanya menambah baik kandungan yang dicadangkan. AI juga boleh menyemak keseragaman format, memastikan semua lampiran disertakan serta mengesan percanggahan dengan polisi atau keputusan Senat terdahulu.
Sebelum mesyuarat berlangsung, AI boleh menghasilkan ringkasan setiap agenda dalam bentuk yang lebih mudah dibaca oleh ahli Senat. Dokumen yang mengandungi ratusan halaman boleh dipadatkan kepada beberapa halaman yang menonjolkan objektif utama, isu kritikal, risiko, implikasi kewangan dan cadangan keputusan. AI juga boleh mencadangkan soalan yang berpotensi dibangkitkan semasa mesyuarat berdasarkan kandungan kertas kerja dan pengalaman kes-kes terdahulu. Ini membolehkan ahli Senat membuat persediaan yang lebih sistematik dan meningkatkan kualiti perbincangan.
Semasa mesyuarat berlangsung, AI berupaya menukar perbincangan lisan kepada transkripsi secara masa nyata, mengenal pasti pembicara, merumuskan keputusan dan menandakan tindakan yang perlu diambil. Selepas mesyuarat selesai, AI boleh menyediakan draf minit, menghasilkan senarai tindakan mengikut pegawai bertanggungjawab, menetapkan tarikh akhir serta menyediakan surat makluman kepada fakulti atau jabatan yang berkaitan. Pada masa yang sama, dashboard pengurusan boleh menunjukkan status pelaksanaan setiap keputusan Senat secara masa nyata. Keseluruhan proses ini bukan sahaja mengurangkan beban urus setia, malah mempercepat penyampaian keputusan kepada warga universiti.
Walaupun demikian, AI tidak seharusnya diberikan kuasa membuat keputusan akademik. Keputusan berkaitan kelulusan program, pindaan kurikulum atau dasar universiti tetap perlu dibuat oleh Senat sebagai badan akademik tertinggi. AI hanya berfungsi sebagai sistem sokongan keputusan (decision support system) yang membantu menyediakan maklumat secara lebih pantas, tersusun dan konsisten. Prinsip ini penting bagi memastikan integriti tadbir urus universiti terus terpelihara.
Pelaksanaan Teknologi
Dari sudut pelaksanaan teknologi, terdapat tiga pendekatan utama yang boleh dipertimbangkan oleh universiti, iaitu penggunaan perkhidmatan Awan (Cloud AI), pembangunan infrastruktur Lokal (Local AI) atau gabungan kedua-duanya melalui pendekatan Hybrid AI. Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekangan tersendiri bergantung kepada keperluan institusi, tahap keselamatan data serta sumber kewangan yang tersedia.
Nota: Bagi aspek kos dan kemudahan operasi, lebih banyak bintang menunjukkan keadaan yang lebih menguntungkan, seperti kos yang lebih rendah atau operasi yang lebih mudah.
Secara praktikal, pendekatan hibrid dilihat sebagai pilihan yang paling sesuai untuk kebanyakan universiti di Malaysia. Dokumen yang mengandungi maklumat sensitif seperti rekod pelajar, keputusan peperiksaan, penilaian prestasi, minit belum disahkan atau dokumen strategik universiti boleh diproses dalam persekitaran dalaman yang lebih terkawal. Pada masa yang sama, fungsi seperti penjanaan ringkasan, terjemahan, chatbot pertanyaan umum dan analisis dokumen yang tidak sensitif boleh memanfaatkan keupayaan perkhidmatan awan. Pendekatan ini memberikan keseimbangan antara keselamatan, fleksibiliti dan keberkesanan kos tanpa memerlukan pelaburan infrastruktur yang terlalu besar pada peringkat awal.
Walau bagaimanapun, kejayaan transformasi AI tidak bergantung kepada teknologi semata-mata. Universiti perlu menyediakan kerangka tadbir urus AI yang jelas merangkumi aspek keselamatan maklumat, klasifikasi data, kawalan akses, audit penggunaan AI, latihan pengguna serta garis panduan etika. Setiap output yang dihasilkan oleh AI perlu boleh disemak, disahkan dan diaudit. Pendekatan human-in-the-loop hendaklah menjadi prinsip asas supaya AI sentiasa berfungsi sebagai pembantu kepada manusia, bukannya pengganti kepada pertimbangan akademik atau pentadbiran.
Penutup
Dalam jangka panjang, kerangka inisiatif AI sebagai Universiti Pintar bukan sekadar memperkenalkan teknologi baharu, tetapi membentuk budaya kerja yang lebih cekap, responsif dan berasaskan data. AI membolehkan warga universiti mengurangkan masa yang dihabiskan untuk kerja pentadbiran berulang dan memberi lebih tumpuan kepada aktiviti yang mempunyai nilai tambah tinggi seperti pengajaran berkualiti, penyelidikan berimpak, inovasi serta pembangunan masyarakat. Kajian kes pengurusan Senat membuktikan bahawa AI mampu menyokong keseluruhan rantaian proses tanpa mengambil alih kuasa membuat keputusan. Dengan perancangan yang teliti, tadbir urus yang baik dan pelaksanaan secara berfasa, AI berpotensi menjadi asas kepada pembangunan universiti pintar yang lebih lestari, cekap dan bersedia menghadapi cabaran pendidikan tinggi pada masa hadapan.