Strategi Pengurusan Pengetahuan (KM) Pintar: Peranan NotebookLM dan Gemini dalam Menjana Bite-Sized Knowledge

Kata Kunci: Pengurusan Pengetahuan (KM), Bite-Sized Knowledge, Maklumat Padat, NotebookLM, Gemini

Dilema Khazanah Ilmu Organisasi

Pada era kebangkitan maklumat hari ini, institusi pendidikan dan organisasi perkhidmatan kaya dengan khazanah ilmu dan pengetahuan. Daripada laporan penyelidikan ratusan halaman, transkrip sejarah lisan berharga, sehinggalah rekod audio dan audio siar (podcast) akademik dengan durasi berjam-jam. Semuanya menyimpan aset intelek mencakupi pengalaman, kemahiran, bakat, kaedah, dan sejarah organisasi. Namun, jurang ketara mula kelihatan dalam cara generasi muda seperti Generasi Z dan Alpha menyerap maklumat. Dengan limpahan maklumat serta tempoh tumpuan (attention span) yang semakin pendek, bahan ilmiah yang kompleks dan padat menjadi kerap terbiar dalam arkib digital. Justeru, strategi pengurusan pengetahuan (KM) moden perlu digerakkan. Persoalannya, bagaimanakah kita dapat memampatkan maklumat yang berat ini kepada bentuk kandungan ringkas (bite-sized knowledge) tanpa menjejaskan ketepatan faktanya?

Enjin KM Pintar: NotebookLM dan Gemini

Kehadiran alatan kecerdasan buatan (AI) generasi baharu seperti NotebookLM dan Gemini telah merapatkan jurang ini secara signifikan, bertindak sebagai enjin pemproses pengetahuan yang serba pantas.

1. NotebookLM sebagai Hab Sintesis Pengetahuan
   NotebookLM membolehkan pengguna memasukkan pelbagai dokumen tebal, fail PDF, atau transkrip sejarah lisan berdurasi panjang ke dalam satu ruang kerja peribadi (notebook). Ia tidak sekadar meringkaskan teks, malah ciri inovatif seperti Audio Overview berupaya menukar nota tebal kepada perbincangan audio interaktif gaya podcast. Ini menukarkan proses pembelajaran pasif kepada format audio yang digemari generasi muda, sekali gus mempermudah pemindahan maklumat.
2. Gemini sebagai Ejen Pengolah Kandungan
   Gemini pula bertindak sebagai ejen kreatif. Maklumat utama yang disintesis daripada NotebookLM boleh diolah oleh Gemini menjadi pelbagai bentuk kandungan padat atau bersaiz gigitan (bite-sized knowledge) seperti peta minda, infografik, poin penting, ataupun skrip perkongsian ringkas untuk platform sosial.

Pengalaman Penulis

Dalam menjalankan tugasan di Perpustakaan Tun Seri Lanang, penulis telah menguji keupayaan NotebookLM dan Gemini menerusi tiga aplikasi praktikal secara berperingkat:

• Pemetaan Pelan Strategik Perpustakaan UKM 2025-2027
  Dokumen sasaran strategik dalam format Google Sheets dimuat naik ke dalam NotebookLM untuk mengekstrak serta memetakan 7 Teras Utama dan Strategi Perpustakaan secara teratur berserta penjajaran TEKAD-57 UKM. Rangka dapatan ini kemudiannya diolah menerusi Gemini bagi menjana struktur visual yang menarik dan berimpak (Rajah 1).
• Sintesis dan Visualisasi Peta Kluster Bakat Perpustakaan UKM
  Senarai kompleks berkaitan kluster kepakaran warga dimasukkan ke dalam NotebookLM untuk disintesis. Menerusi arahan pemprosesan AI, maklumat tersebut dijana menjadi Peta Kluster Bakat Perpustakaan UKM: Ekosistem Kepakaran Masa Hadapan dalam bentuk infografik peta minda yang kemas dan berstruktur (Rajah 2).
• Analisis Data Maklum Balas daripada Helaian Kerja (Excel)
  Bagi memantau pelaksanaan pemilihan kluster tersebut, data lembaran responden dan laporan maklum balas dianalisis serta diringkaskan menerusi Gemini. Hasil sintesis data tersebut diolah menjadi infografik Analisis Status Maklum Balas Pemetaan Kluster Bakat yang menampilkan statistik seperti pencapaian respons dan pecahan mengikut kategori secara visual (bite-sized analytics) yang mudah difahami dan dirujuk oleh pihak pengurusan (Rajah 3).

Rajah 1: Infografik Pelan Strategik yang dihasilkan daripada sintesis pemetaan NotebookLM dan reka bentuk olahan Gemini

Rajah 2: Peta Kluster Bakat Perpustakaan UKM yang dijana terus sebagai infografik visual padat (bite-sized knowledge) hasil sintesis senarai kepakaran menerusi NotebookLM

Rajah 3: Poster analisis data maklum balas yang diringkaskan oleh Gemini daripada fail Excel mentah kepada bentuk visual statistik (bite-sized analytics) yang padat

Bite-Sized Knowledge Sebagai Pembuka Selera Budaya Membaca

Sering timbul kebimbangan bahawa penyampaian maklumat secara ringkas akan menjejaskan budaya membaca serta merendahkan mutu pemikiran. Namun, dalam ekosistem pengurusan pengetahuan era digital, pandangan ini kurang tepat.Amalan ini sejajar dengan teknik micro-learning yang terbukti berkesan kerana mengikut model Piramid Pembelajaran (Learning Pyramid), daya ingatan dan kefahaman meningkat apabila ilmu disampaikan secara interaktif dan mudah dihadam. Kandungan bite-sized knowledge ini sebenarnya berfungsi sebagai pembuka selera untuk mendorong pembaca meneroka topik tersebut dengan lebih mendalam menerusi:

1. Jambatan Kebolehcapaian (Accessibility Gateway)
   Sukar untuk membaca prosedur atau laporan tebal ratusan muka surat secara terus. Namun, apabila disajikan ringkasan maklumat padat menerusi audio NotebookLM atau poster grafik Gemini, minat atau rasa ingin tahu dapat dicetuskan untuk merujuk kembali dokumen asal.
2. Kelangsungan Pemindahan Ilmu (Knowledge Transfer)
   Prinsip asas KM menegaskan bahawa ilmu yang sukar dicapai atau difahami akhirnya akan terbiar begitu sahaja. Penyampaian ilmu secara ringkas memastikan pemindahan maklumat kekal relevan serta fleksibel mengikut dinamika kerja dan akademik moden.

Mendorong Lurkers Menjadi Posters

Salah satu cabaran utama dalam ekosistem pengurusan pengetahuan komuniti digital (Communities of Practice – CoP) ialah isu pemerhati pasif (lurkers) yang kerap merangkumi 50% hingga 90% ahli, berbanding penyumbang aktif (posters). Ramai warga organisasi atau pelajar sekadar menjadi lurkers iaitu hanya membaca atau memerhati tanpa berkongsi semula ilmu. Hal ini bukan kerana tiada keinginan menyumbang, sebaliknya dipengaruhi rasa terbeban untuk merumus dokumen panjang, kurang keyakinan, atau sifat introvert.

Gandingan NotebookLM dan Gemini dapat merapatkan jurang ini menerusi:

1. Meringankan Beban Pemprosesan
   Analisis dokumen tebal yang dikendalikan oleh AI secara pantas dapat mengurangkan beban mental pengguna untuk merumus maklumat.
2. Membangkitkan Keyakinan Perkongsian
   Dengan draf ulasan dan poin berstruktur yang disediakan AI, para lurkers berasa lebih yakin untuk bergelar posters dengan mula berkongsi nota ringkas, ulasan buku, atau infografik di platform komuniti, aplikasi sembang rasmi jabatan, dan media sosial. Ini secara tidak langsung merancakkan budaya perkongsian ilmu (knowledge sharing) di institusi.

Penutup

Pengurusan pengetahuan pada era digital bukan lagi sekadar soalan seberapa banyak dokumen yang mampu kita simpan di dalam perpustakaan atau arkib, tetapi seberapa pantas dan berkesan ilmu tersebut dapat disampaikan serta diserap sebagai tacit knowledge (kefahaman dan pengalaman) oleh generasi pelapis.
Menerusi transformasi bite-sized knowledge menggunakan gandingan teknologi NotebookLM dan Gemini, kita bukan sahaja memelihara khazanah ilmu tradisi dan akademik, malah memastikan ilmu tersebut sentiasa segar, mudah dicapai, dan bersedia memacu penciptaan impak dalam masyarakat digital masa kini.

Rujukan

[1] Knoco Malaysia & Knowledge Connections. (2026). Knowledge Management Certified Professional (KMCP): Day 3 – Enable & Day 4 – Cultivate [Slaid Latihan]. Knoco International.
[2] Souza, M. R., & Amaral, E. M. H. (2014). Microlearning: A scoping review of the literature. Proceedings of the International Conference on Educational Technologies, 675–679. https://files.eric.ed.gov/fulltext/ED557280.pdf
[3] Wenger-Trayner, E., & Wenger-Trayner, B. (2015). Introduction to communities of practice: A brief overview of the concept and its uses. Wenger-Trayner. https://wenger-trayner.com/introduction-to-communities-of-practice/