Penyeliaan Yang Berkesan: Dari Lensa Seorang Kakitangan

Tugas menyelia bukanlah suatu perkara yang mudah apatah lagi sekiranya seseorang penyelia itu tidak mempunyai pengetahuan atau kemahiran dalam pekerjaan dan pengalaman mengendali karakter manusia yang pelbagai ragam. Bila dilantik sebagai ketua atau penyelia, kita tidak seharusnya terus meletakkan label “I am the boss and I deserve to be respected”. Ianya tak semudah yang disangka kerana tanggungjawab menyelia bukan bermakna memantau sepanjang masa tetapi meliputi juga aktiviti berkongsi ilmu, bersama meningkatkan kualiti pekerjaan, mengenali setiap kakitangan samada dari segi bakat atau kreativiti, berusaha memperbaiki tingkah laku kakitangan dan yang paling penting saling hormat-menghormati.

 Namun adakah kita sedar ada masanya penyelia sendiri membuat kesilapan tanpa menyedarinya. Ibarat ketam menyuruh anak-anaknya berjalan lurus, seseorang penyelia harus juga ‘walk the talk’ dan tidak cakap serupa bikin. Bagaimana pula dengan penyelia yang menguruskan kakitangan yang mempunyai sedikit kelebihan daripada aspek pengetahuan dan pengalaman kerja? Adakah penyelia terus mengabaikan kakitangan atau menggangapnya sebagai halangan atau ancaman? Ada juga di antara penyelia yang meletakkan pangkat jawatan sebagai punca kuasa untuk mempertahankan diri dan menjadi defensive apabila kakitangan bawahan memberikan pendapat yang berbeza dalam perbincangan atau mesyuarat. Ya, adakalanya kita harus menggunakan pangkat atau kuasa apabila terdapat kakitangan yang mula mempamerkan sikap kurang sopan, sikap tidak menghormati, atau tidak mempamerkan prestasi yang baik tetapi bukanlah sepanjang masa. Adalah penting untuk seorang penyelia untuk lebih banyak mendengar dari bercakap. Bos saya, yang juga suka bercakap, pernah menasihatkan bahawa dalam sesuatu mesyuarat atau perbincangan seorang ketua harus bercakap tidak lebih dari 25% dari tempoh masa mesyuarat tersebut. Masa selebihnya harus diberikan untuk mendengar pendapat dari kakitangan lain.

Bias atau berat sebelah adalah perkara yang harus dielakkan oleh seorang ketua dan beliau haruslah sentiasa berlaku adil serta bersikap profesional dalam apa jua situasi. Penyelia harus jangan mudah untuk membuat rumusan terhadap prestasi atau masalah tingkah laku kakitangan terutamanya bila laporan ini datangnya dari pihak ketiga yang tidak pasti akan kesahihannya. Jangan hanya mendengar sebelah pihak sahaja tetapi bersama mencari penyelesaian terbaik dan sentiasa bersikap terbuka. Keputusan yang dibuat berpaksikan hati dan bukan daripada akal fikiran yang waras akan mempengaruhi motivasi dan menyebabkan prestasi kakitangan menjadi lebih teruk.

 Dalam mana-mana pasukan, sudah pasti ada kakitangan yang cekap dan ada kakitangan yang lemah. Jarang sekali kita berpeluang untuk mendapat semua kakitangan yang cekap atau cemerlang dalam satu pasukan. Seseorang ketua tidak harus terus bias kepada kakitangan yang lemah malahan kakitangan inilah yang memerlukan perhatian yang lebih. Jangan sesekali memarahi atau merendahkan maruah seseorang kakitangan di khalayak ramai. Seseorang kakitangan yang sentiasa taat (the YES BOSS type) tidak semestinya seseorang kakitangan yang baik.

Penyeliaan yang berkesan bermakna setiap kakitangan yang diselia berupaya memahami arahan dan tugas yang diberikan, berkemahiran tinggi, sentiasa mempunyai pengetahuan yang diperlukan, menjalankan tugas dengan cekap dan amanah serta menghasilkan hasil kerja yang berkualiti juga menepati masa. Ada pelbagai pendekatan yang boleh digunakan dalam memperbaiki prestasi staf. Namun apa juga pendekatan samada cara tegas atau cara untuk menjadi popular, kita harus sedar bahawa prestasi kakitangan yang kita selia merupakan penandaras kualiti kita sebagai ketua. Datuk Pengarah UMBI pernah berkata, ‘kalau kamu nak jadi popular jangan kerja di UMBI tapi masuklah pertandingan Akademi Fantasia’.

Sebagai seorang kakitangan pula, kita perlu sentiasa memberikan yang terbaik. Jangan curi tulang dan membuang masa bermain telefon, bersembang kosong atau melayari internet semasa waktu bekerja. Kita harus mencuba untuk melaksanakan setiap tugasan yang diberi dan melihatnya dari konteks lain sebagai mempelajari pengetahuan baru dan meningkatkan kemahiran kerana ianya membantu dalam perkembangan kerjaya. Jika dari awal lagi seorang kakitangan sudah mula menunjukkan sikap suka mengeluh kepada semua orang dan sentiasa berkata TIDAK kepada ketua dan menolak kerja, sudah pasti akan mempunyai masa depan yang gelap. Kakitangan ini bukan sahaja akan dibenci oleh ketua bahkan juga oleh rakan-rakan pekerja yang lain. Buktikan kepada diri anda dan juga ketua anda bahawa anda boleh melakukan yang terbaik. Sentiasa dapatkan maklumbalas (honest feedback) daripada penyelia serta rakan sekerja supaya kita dapat terus memperbaiki diri.

 Saya ingin berkongsi satu tip yang ringkas dengan rakan sekerja. Kenalilah bos anda dan belajar bagaimana untuk menguruskan bos anda (get to know your boss and learn how to manage your boss). Ampu mereka bukan dengan kata-kata manis yang tidak bermakna, tetapi ampulah mereka dengan prestasi kerja yang berkualiti tinggi. Mudah sahaja tapi percayalah ia sesuatu yang amat berkesan dengan pulangan yang tinggi. Ibu saya pernah berpesan bahawa ‘respect is not something you can demand, but respect is something you must earn’.

Nurul Izza Umar