Audit Kendiri Pengurusan Rekod MAKLUMAT PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ)Nama Penuh *Alamat Emel *No. Telefon *PTj/Institut/Fakulti *- Pilih -CANSELORIFAKULTI EKONOMI & PENGURUSANFAKULTI FARMASIFAKULTI KEJURUTERAAN & ALAM BINAFAKULTI PENDIDIKANFAKULTI PENGAJIAN ISLAMFAKULTI PERGIGIANFAKULTI PERUBATANFAKULTI SAINS & TEKNOLOGIFAKULTI SAINS KESIHATANFAKULTI SAINS SOSIAL & KEMANUSIAANFAKULTI TEKNOLOGI & SAINS MAKLUMATFAKULTI UNDANG-UNDANGHOSPITAL PAKAR KANAK-KANAK UKMHOSPITAL UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIAINSTITUT ALAM & TAMADUN MELAYUINSTITUT ALAM SEKITAR & PEMBANGUNANINSTITUT BIOLOGI MOLEKUL PERUBATAN UKMINSTITUT BIOLOGI SISTEMINSTITUT IR4.0INSTITUT ISLAM HADHARIINSTITUT KAJIAN ETNIKINSTITUT KAJIAN MALAYSIA & ANTARABANGSAINSTITUT KEJURUTERAAN MIKRO & NANOELEKTRONIKINSTITUT PEMBANGUNAN DAN KEMAJUAN INKLUSIF MALAYSIA (MINDA-UKM)INSTITUT PENYELIDIKAN TENAGA SURIAINSTITUT PERUBAHAN IKLIMINSTITUT SEL FUELJABATAN BENDAHARIJABATAN PEMBANGUNAN PRASARANA UKMJABATAN PENDAFTARKOLEJ AMINUDDIN BAKIKOLEJ BURHANUDDIN HELMIKOLEJ DATO` ONN KOLEJ IBRAHIM YAAKOBKOLEJ IBU ZAINKOLEJ KERIS MASKOLEJ PENDETA ZA`BAKOLEJ RAHIM KAJAIKOLEJ TUN DR. ISMAILKOLEJ TUN HUSSEIN ONNKOLEJ TUN SYED NASIRKOLEJ UNGKU OMARMUZIUM WARISAN AKADEMIK MINDA (i-MINDA)PEJABAT HUBUNGAN INDUSTRI (INDUSTRY LIAISON OFFICE)PEJABAT NAIB CANSELORPEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANGPEJABAT PRO NAIB CANSELOR (KAMPUS KUALA LUMPUR)PEJABAT PRO NAIB CANSELOR (PENJANAAN & PRASARANA)PEJABAT PRO NAIB CANSELOR (STRATEGI & PEMBANGUNAN KORPORAT)PENERBIT UKMPERPUSTAKAAN ALAM & TAMADUN MELAYUPERPUSTAKAAN DR. ABDUL LATIFFPERPUSTAKAAN LINGKUNGAN KEDUAPERPUSTAKAAN PRAKLINIKAL CHERASPERPUSTAKAAN TUN SERI LANANGPERPUSTAKAAN UNDANG-UNDANGPUSAT GENIUS@PINTAR NEGARAPUSAT HAL EHWAL PELAJAR (HEP-UKM)PUSAT HUBUNGAN ANTARABANGSA (UKM GLOBAL)PUSAT IDEA UKMPUSAT INOVASI & PEMINDAHAN TEKNOLOGIPUSAT ISLAMPUSAT JAMINAN KUALITI (KUALITI UKM)PUSAT KEBUDAYAAN UNIVERSITI (PUSAT KEBUDAYAAN)PUSAT KEMBANGAN PENDIDIKAN (PKP)PUSAT KEPIMPINAN WANITA (PKW)PUSAT KESATRIA UNIVERSITI (KESATRIA)PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI (PKU)PUSAT KOMUNIKASI KORPORAT (PKK)PUSAT PEMBANGUNAN KARIER UKM (UKM-KARIER)PUSAT PEMBANGUNAN PROFESIONAL & KEPIMPINAN (PROFESIONAL-UKM)PUSAT PEMBENTUKAN PENDIDIKAN LANJUTAN & PROFESIONAL (UKMSHAPE)PUSAT PENGAJARAN & PEMBANGUNAN KURIKULUMPUSAT PENGAJIAN CITRA UNIVERSITIPUSAT PENGURUSAN AKADEMIK (AKADEMIK UKM)PUSAT PENGURUSAN PENJANAAN UKM (JANA@UKM)PUSAT PENGURUSAN MAKMAL ALAMI DAN FIZIKAL UKM (ALAF-UKM)PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN & INSTRUMENTASI (CRIM)PUSAT PENGURUSAN RISIKO, KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN (ROSH-UKM)PUSAT PERHUBUNGAN ALUMNI (ALUMNI-UKM)PUSAT PERUMAHAN PELAJARPUSAT SISWAZAHPUSAT STRATEGI UKM (STRATEGI-UKM)PUSAT SUKAN UNIVERSITI (PUSAT SUKAN)PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT (PTM)PUSAT TRANSFORMASI KOMUNITI UNIVERSITI (UCTC UKM)UKM HOLDINGS SDN BHDUKM-GRADUATE SCHOOL OF BUSINESS (UKM-GSB)UKM-PUSAT PEMBANGUNAN KEUSAHAWANAN & EKS (UKM-CESMED)UNIT AUDIT DALAM (UAD)UNIT INTEGRITI & OMBUDSMAN (UIO)YAYASAN CANSELOR UKMPerakuan *Saya akui bahawa semua maklumat yang diberikan adalah benar.SEKSYEN A: KOMITMEN JABATAN1. Adakah dokumen berkaitan pengurusan rekod disediakan sebagai bahan rujukan dan dilaksanakan di PTj? *TiadaTidak Memuaskan (Ada 3 dokumen rujukan sahaja)Memuaskan (Ada lebih 5 dokumen rujukan tetapi hanya disimpan di Pejabat Pentadbiran PTj sahaja)Baik (Ada lebih 5 dokumen rujukan dan diedar kepada semua warga di PTj)Cemerlang (Ada lebih 5 dokumen rujukan dan diedar kepada semua warga di PTj dan dijadikan knowledge sharing)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen A_Soalan 1_Nama PTJ)Soalan 12. Adakah PTj mendapatkan khidmat nasihat Pengurusan Rekod dari Jabatan Pendaftar? *TiadaMemuaskan (Dilaksanakan sekali dalam tahun auditan)Cemerlang (Dilaksanakan 2 kali atau lebih dalam tahun auditan)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen A_Soalan 2_Nama PTJ)Soalan 23. Adakah PTj telah melantik Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) dan melaksanakan tugas pengurusan rekod di PTj? *TiadaMemuaskan (Melantik PTRJ tetapi tidak melaksanakan tugas pengurusan rekod secara menyeluruh)Cemerlang (Melantik PTRJ dan melaksanakan tugas pengurusan rekod secara menyeluruh)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen A_Soalan 3_Nama PTJ)Soalan 34. Adakah PTj telah mengadakan latihan / kursus pengurusan rekod kepada semua staf di PTj? *TiadaMemuaskan (PTj telah melaksanakan latihan pengurusan rekod sama ada anjuran PTJ/Jabatan Pendaftar/Profesional-UKM satu kali dalam setahun dan mempunyai pelan operasi latihan berkenaan pengurusan rekod)Cemerlang (PTj telah melaksanakan latihan pengurusan rekod sama ada anjuran PTJ/Jabatan Pendaftar/Profesional-UKM dua kali dalam setahun dan mempunyai pelan operasi latihan berkenaan pengurusan rekod)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen A_Soalan 4_Nama PTJ)Soalan 45. Adakah PTj pernah mengadakan pengauditan / inspektorat pengurusan rekod secara dalaman di PTj? *TiadaTidak Memuaskan (Ada perancangan tetapi belum dilaksanakan)Memuaskan (Dilaksanakan secara adhoc)Baik (Dilaksanakan 1 kali setahun dan ada perancangan)Cemerlang (Dilaksanakan 1 kali setahun, ada perancangan dan tindakan penambahbaikan disusuli)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen A_Soalan 5_Nama PTJ)Soalan 5SEKSYEN B: PELAKSANAAN KAWALAN PROSEDUR DAN AMALAN REGISTRI UNTUK PENILAIAN KENDIRI6. Adakah PTj menyediakan Rekod Daftar Surat Masuk/Surat Keluar? *TiadaTidak Memuaskan (Daftar menggunakan Buku Daftar Surat Menyurat (Am 10 Pin.3/80) sahajaMemuaskan (Daftar menggunakan Buku Daftar Surat Menyurat (Am 10 Pin.3/80) dan Buku Daftar Terperingkat Dan Maklumat LengkapBaik (Daftar menggunakan Buku Daftar Surat Menyurat (Am 10 Pin.3/80) dan Buku Daftar Terperingkat Dan Maklumat Lengkap (Digunakan Diperingkat Pejabat Pentadbiran sahaja)Cemerlang (Daftar menggunakan Buku Daftar Surat Menyurat (Am 10 Pin.3/80) dan Buku Daftar Terperingkat Dan Maklumat Lengkap (Digunakan seragam di semua bahagian/unit/pusat)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen B_Soalan 6_Nama PTJ)Soalan 67. Adakah PTj menggunakan Klasifikasi Fail Urusan Am dan Fungsian secara menyeluruh? *TiadaTidak Memuaskan (Pemakaian hanya salah satu klasifikasi sahaja)Memuaskan (Pemakaian Klasifikasi Fail Am dan Fungsian tetapi tidak menyeluruh)Baik (Pemakaian Klasifikasi Fail Am dan Fungsian secara menyeluruh)Cemerlang (Pemakaian Klasifikasi Fail Am dan Fungsian secara menyeluruh dan pemantauan dilaksanakan)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen B_Soalan 7_Nama PTJ)Soalan 78. Adakah PTj mematuhi prosedur pengurusan fail seperti yang ditetapkan? *Tiada (Mematuhi kurang dari 3 prosedur)Tidak Memuaskan (Mematuhi 4 prosedur yang ditetapkan)Memuaskan (Mematuhi 6 prosedur yang ditetapkan)Baik (Mematuhi 8prosedur yang ditetapkan)Cemerlang (Mematuhi 10 atau lebih prosedur yang ditetapkan)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen B_Soalan 8_Nama PTJ)Soalan 89. Adakah PTj memfailkan /menawan e-mel rasmi? *TiadaMemuaskan (E-mel yang diterima dan e-mel yang dihantar difailkan)Cemerlang (E-mel yang diterima dan e-mel yang dihantar difailkan serta merta) dan panduan pengurusan e-mel disediakan secara dalaman untuk digunapakai)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen B_Soalan 9_Nama PTJ)Soalan 910. Adakah PTj mewujudkan Bilik Fail yang bertanggungjawab ke atas rekod aktif dan tidak aktif? *Tiada (Tiada atau tidak dilaksanakan)Tidak Memuaskan (Mematuhi 1 kriteria)Memuaskan (Mematuhi 3-4 kriteria)Baik (Mematuhi 5 kriteria)Cemerlang (Mematuhi Lebih 5 kriteria)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen B_Soalan 10_Nama PTJ)Soalan 10SEKSYEN C: PELUPUSAN REKOD11. Adakah PTj telah melupuskan rekod-rekod Urusan Am menggunakan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am dan Kewangan & Perakaunan? *TiadaTidak Memuaskan (Pelupusan terakhir dibuat melebihi 5 tahun)Memuaskan (Membuat pelupusan 3-5 tahun sekali)Baik (Membuat pelupusan 1-2 tahun sekali)Cemerlang (Membuat pelupusan satu kali setahun dan mempunyai jadual perancangan pelupusan tahunan)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen C_Soalan 11_Nama PTJ)Soalan 1112. Adakah PTj melaksanakan pemindahan rekod yang bernilai kekal? *TiadaTidak Memuaskan (Telah merancang untuk memindah rekod tetapi belum dilaksana)Memuaskan (Telah memindah rekod yang telah diluluskan untuk pemindahan dan dilaksana 5 tahun sekali)Baik (Telah memindah rekod yang telah diluluskan untuk pemindahan dan dilaksana 3-4 tahun sekali)Cemerlang (Telah memindah rekod yang telah diluluskan untuk pemindahan dan dilaksana 1-2 tahun sekali)Pembuktian (Muat Naik)Choose FileNo file chosenDelete uploaded fileNamakan fail mengikut nombor soalan dan PTJ (cth: Seksyen C_Soalan 12_Nama PTJ)Soalan 12Jumlah MarkahHantar
