Kitaran PDCA dan pemikiran berasaskan risiko: Kepentingan di dalam sistem pengurusan kualiti organisasi
Ditulis oleh : Zam Zureena Mohd Rani
Tarikh penerbitan: 17 September 2021
Sistem pengurusan kualiti ialah keputusan strategik sebuah organisasi bagi meningkatkan prestasi organisasi tersebut serta warganya secara menyeluruh dan berterusan. Sistem pengurusan kualiti berdasarkan standard antarabangsa adalah penting bagi mengekalkan produk atau perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan, memberi peluang meningkatkan kepuasan pelanggan, menilai risiko dan peluang yang berkaitan dan menunjukkan keupayaan organisasi dalam pematuhan terhadap keperluan pengurusan kualiti yang ditetapkan. Tiga standard antarabangsa digunapakai di dalam sistem pengurusan kualiti UMBI adalah (i) MS ISO 9001:2015, (ii) MS ISO 15189:2014 dan (iiii) MS ISO/IEC 17025:2017.
Bagi tujuan memenuhi kehendak sistem pengurusan kualiti yang baik dan berterusan, kaedah yang digunakan oleh standard antarabangsa ialah gabungan di antara kitaran PDCA (Plan-Do-Check-Act/Rancang-Lakukan-Semak-Bertindak) dan pemikiran berasaskan risiko. Kitaran PDCA digunakan bagi membolehkan sesuatu organisasi memastikan proses kerja yang ditentukan dapat diuruskan sebaiknya, serta peluang untuk penambahbaikan dapat ditentukan dan diambil tindakan bagi menghasilkan peningkatan mutu kerja yang berterusan. Manakala, pemikiran berasaskan risiko membolehkan sesuatu organisasi menentukan faktor yang boleh menyebabkan proses dan sistem pengurusan kualitinya menyimpang daripada hasil yang dirancang. Ini seterusnya, membolehkan organisasi menyediakan kawalan pencegahan untuk meminimumkan kesan negatif dan dapat memaksimumkan penggunaan peluang yang wujud.
Gambarajah 1 menunjukkan Kitaran PDCA terdiri daripada 4 peringkat iaitu:
P – Plan (Rancang): mewujudkan objektif, sistem dan proses pengurusan kualiti dan seterusnya merancang sumber yang diperlukan untuk memberikan hasil selaras dengan keperluan pelanggan dan dasar organisasi, serta mengenalpasti dan menyatakan risiko dan peluang;
D – Do (Lakukan): melaksanakan rancangan;
C – Check (Semak): memantau dan mengukur proses serta produk dan perkhidmatan yang dihasilkan berasaskan dasar, matlamat dan keperluan serta melaporkan hasilnya;
A – Action (Bertindak): mengambil tindakan untuk menambahbaik prestasi, sepertimana yang diperlukan.
Gambarajah 1: Struktur standard antarabangsa di dalam kitaran PDCA bagi MS ISO 9001:2015
Pemikiran berasaskan risiko di dalam sistem pengurusan kualiti adalah untuk menjalankan tindakan pencegahan bagi menghapuskan ketidakakuran yang mungkin berlaku, menganalisis apa-apa ketidakakuran yang berlaku, dan mengambil tindakan untuk mencegah berulangnya ketidakakuran tersebut bersesuaian dengan kesan daripada ketidakakuran itu. Oleh yang demikian, organisasi perlu merancang dan melaksanakan tindakan untuk menangani risiko dan peluang mengikut keperluan standard antarabangsa.
Di dalam pemikiran berasaskan risiko, adalah penting untuk memahami maksud antara risiko dan peluang. Risiko ialah kesan ketidakpastian, dan sebarang ketidakpastian itu boleh mempunyai kesan positif atau negatif. Sisihan positif yang timbul daripada risiko boleh memberi peluang, tetapi bukan semua kesan positif risiko menghasilkan peluang.
Oleh itu, penanganan kedua-dua risiko dan peluang dapat menetapkan asas bagi meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti, mencapai hasil yang lebih baik dan mencegah kesan negatif. Peluang boleh muncul sebagai hasil daripada keadaan yang sesuai untuk mencapai hasil yang dimaksudkan. Contohnya, suatu keadaan yang membolehkan organisasi menarik pelanggan, membangunkan produk dan perkhidmatan baharu, mengurangkan pembaziran atau menambah baik produktiviti. Tindakan untuk menangani peluang boleh juga termasuk pertimbangan terhadap risiko yang berkaitan.
Gambarajah 2 menunjukkan proses pengurusan risiko terdiri dari beberapa langkah seperti berikut:
- Membentuk konteks
- Mengenal pasti risiko
- Menganalisis risiko
- Tindakan ke atas kawalan risiko
- Kawalan Risiko
- Rekod dan laporan risiko
Gambarajah 2: Proses pengurusan risiko berdasarkan ISO 31000:2018
(Sumber: ISO, 2018, ISO 31000:2018 – Risk management – Guidelines, International Organization for Standardization, Geneva)
Justeru itu, dengan adanya sistem pengurusan kualiti berdasarkan standard antarabangsa di dalam sesebuah organisasi, hal ini dapat menghasilkan pengurusan proses kerja yang sistematik, meningkatkan prestasi kecekapan organisasi dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi keperluan pelanggan. Kesimpulannya, kitaran PDCA dan pemikiran berdasarkan risiko membantu memanfaatkan peluang penambahbaikan dan mencegah keputusan yang tidak diingini daripada berlaku di dalam organisasi.
Rujukan:
- Malaysian Standard: Quality management systems – Requirements (Second revision) (ISO 9001:2015, IDT)
- Malaysian Standard: General requirements for the competence of testing and calibration laboratories (Second revision) (ISO/IEC 17025:2017, IDT). Published by Standard Malaysia in 2018.
- Malaysian Standard: Medical laboratories – Requirements for quality and competence (Second revision) (ISO 15189:2012, IDT). Copyright 2014 by Department of Standards Malaysia.
- ISO, 2018, ISO 31000:2018 – Risk management – Guidelines, International Organization for Standardization, Geneva.